Restituer le dépôt de garantie : la vétusté divise la retenue par trois, et la majoration se calcule sur le loyer

La réponse en trente secondes. Deux délais, selon l'état des lieux. Le dépôt se restitue dans un mois lorsque l'état des lieux de sortie est conforme à celui d’entrée, dans deux mois sinon, à compter de la remise des clés¹.

La majoration se calcule sur le loyer, pas sur la retenue. À défaut de restitution dans les délais, le dépôt restant dû est majoré d’une somme égale à 10 % du loyer mensuel en principal, pour chaque période mensuelle commencée en retard¹. C’est ce qui rend une petite retenue contestée si coûteuse.

Et la vétusté divise par près de trois ce qu’on peut retenir. Le locataire ne répond pas des réparations occasionnées par vétusté, malfaçon, vice de construction, cas fortuit ou force majeure². Sur le cas décrit, 2 000 € réclamés deviennent 717 € justifiables.

Ce guide ne traite pas de la réalisation de l'état des lieux, que notre guide sur les travaux en logement occupé aborde sous un autre angle et que la pratique documente abondamment. Il traite de ce qui vient après : combien on peut retenir, dans quel délai, et ce que coûte une erreur d’appréciation.

Le fil rouge de ce guide. Nous suivrons Émilie, cas construit et non un dossier réel : un logement loué 780 € par mois, avec un dépôt de garantie du même montant, dont le locataire part après cinq ans en laissant un état des lieux de sortie non conforme à celui d’entrée. Les devis et les durées de vie retenues sont des hypothèses déclarées, à ajuster sur votre dossier et sur la grille de vétusté annexée à votre bail.

Combien, et dans quel délai ?

Un mois de loyer au maximum, restitué en un ou deux mois selon un seul critère.

Le dépôt de garantie ne peut être supérieur à un mois de loyer en principal — charges exclues — et ne fait l’objet d’aucune révision pendant toute l’exécution du contrat, même renouvelé¹. Un loyer qui augmente n’entraîne donc jamais de complément de dépôt.

La restitution intervient dans un délai maximal de deux mois à compter de la remise en main propre ou par lettre recommandée des clés au bailleur ou à son mandataire. Ce délai est ramené à un mois lorsque l'état des lieux de sortie est conforme à l'état des lieux d’entrée¹.

Deux précisions sur ce point de départ, parce qu’il est plus souvent mal identifié qu’on ne le croit. Le délai court à compter de la remise des clés, non de la fin du bail ni de la date de l'état des lieux : un locataire qui rend les clés trois jours après l'état des lieux décale le point de départ d’autant. Et le critère qui détermine le délai n’est pas l’existence de dégradations mais la conformité des deux états des lieux — un logement rendu en parfait état mais dont l'état des lieux mentionne une différence quelconque relève du délai de deux mois.

Un dernier élément, spécifique aux immeubles en copropriété : le bailleur peut conserver une provision ne pouvant excéder 20 % du montant du dépôt jusqu'à l’arrêté annuel des comptes de l’immeuble¹. Sur un dépôt de 780 €, cela représente 156 €, et le solde de 624 € doit être restitué dans les délais ordinaires.

Que peut-on réellement retenir ?

Uniquement ce qui est dû, et uniquement ce qui est justifié.

Le texte autorise à déduire les sommes restant dues au bailleur et celles dont il pourrait être tenu, sous réserve qu’elles soient dûment justifiées¹. Trois catégories entrent dans ce champ : les loyers et charges impayés, les réparations locatives non effectuées, et les dégradations imputables au locataire. La loi met en effet à sa charge l’entretien courant du logement, des équipements mentionnés au contrat, les menues réparations et l’ensemble des réparations locatives définies par décret³.

Les réparations locatives sont définies comme les travaux d’entretien courant et les menues réparations, y compris le remplacement d'éléments assimilables, consécutifs à l’usage normal des locaux et équipements à usage privatif ; le décret en donne une liste en annexe². On y trouve les menues réparations des portes et fenêtres, le remplacement des vitres détériorées, les menus raccords de peinture, le remplacement de quelques lames de parquet, l’entretien courant des appareils.

Mais la même législation pose immédiatement la limite qui décide de tout : le locataire n’est pas tenu de ces réparations lorsqu’elles sont occasionnées par vétusté, malfaçon, vice de construction, cas fortuit ou force majeure². Autrement dit, un poste peut figurer sur la liste des réparations locatives et n'être malgré tout pas imputable, parce que ce qui l’a rendu nécessaire est l’usure du temps et non l’usage du locataire.

Sur le plan de la preuve, l’exigence est symétrique. Un devis ne suffit pas à établir que la dégradation est imputable : il faut confronter l'état des lieux d’entrée et celui de sortie, et c’est cette confrontation, non le montant du devis, qui fonde la retenue. Un état des lieux d’entrée sommaire — la mention « bon état » sur une ligne — rend presque toute retenue indéfendable, ce qui est le meilleur argument qui soit en faveur d’un état des lieux d’entrée minutieux.

Combien la vétusté retire-t-elle du devis ?

Sur le cas d'Émilie, près des deux tiers — 64 % exactement.

Le principe est simple : on n’impute au locataire que la part de durée de vie qu’il a consommée en excès, jamais la valeur du neuf. Un revêtement en fin de vie qui devait être remplacé de toute façon ne se facture pas au partant, même s’il est effectivement remplacé après son départ.

Les trois postes réclamés, avant et après vétusté.

Remise en peinture d’une chambre : devis de 640 €, peinture posée il y a cinq ans pour une durée de vie de sept ans. Abattement de 71 %, part imputable 183 €.

Revêtement de sol du séjour : devis de 1 180 €, posé il y a sept ans pour une durée de vie de dix ans. Abattement de 70 %, part imputable 354 €.

Nettoyage de fin de bail : 180 €. Une prestation ne subit pas de vétusté, le montant reste entier.

Total réclamé : 2 000 €. Total justifiable : 717 €. Écart : 1 283 €, soit un montant réclamé 2,79 fois supérieur à ce qui peut être retenu.

Ces durées de vie ne sortent pas de nulle part, et c’est le point pratique le plus utile de ce guide : elles se fixent à l’avance, dans une grille de vétusté annexée au bail. La loi prévoit que les modalités de prise en compte de la vétusté sont déterminées par décret, après avis de la commission nationale de concertation², et la pratique s’est organisée autour de grilles issues d’accords collectifs.

Une grille annexée au bail transforme une discussion en calcul. Sans elle, chaque poste se négocie au cas par cas, le bailleur retient au neuf, le locataire conteste tout, et l’affaire se règle au rapport de force. Avec elle, les deux parties appliquent le même abattement et l'écart se réduit à des faits vérifiables.

Pourquoi une petite retenue coûte si cher

Parce que la pénalité ne se calcule pas sur ce qu’on retient, mais sur ce qu’on loue.

Le texte est net : à défaut de restitution dans les délais, le dépôt de garantie restant dû au locataire est majoré d’une somme égale à 10 % du loyer mensuel en principal, pour chaque période mensuelle commencée en retard¹. L’assiette est le loyer. Elle ne dépend ni du montant retenu, ni de la gravité de l’erreur, ni de la bonne foi du bailleur.

Sur le loyer d'Émilie, cela fait 78 € par mois commencé. Rapporté au solde de 63 € qu’elle aurait dû restituer, l’arithmétique est brutale.

Ce que le retard coûte, contre un solde dû de 63 €. Après un mois : 78 €, soit déjà 1,2 fois la somme retenue. Après trois mois : 234 €, soit 3,7 fois. Après six mois : 468 €, soit 7,4 fois. Après douze mois : 936 €, soit 14,8 fois.

Il suffit d’une seule période mensuelle de retard pour que la pénalité dépasse la somme litigieuse.

Le raisonnement se prolonge dans le cas le plus courant de tous : le bailleur qui conserve l’intégralité du dépôt par précaution, en attendant d’y voir clair. Il retient 780 € là où 717 € étaient justifiés. Si le litige dure, la majoration atteint le montant du dépôt en dix mois : il devra alors restituer 780 € et payer 780 € de majoration, soit 1 560 € — c’est-à-dire 2,18 fois ce qu’il pouvait légitimement retenir au départ.

Une exception existe, et elle est la seule protection réelle du bailleur : la majoration n’est pas due lorsque l’origine du défaut de restitution résulte de l’absence de transmission par le locataire de l’adresse de son nouveau domicile¹. D’où un réflexe qui coûte trente secondes : faire porter la nouvelle adresse sur l'état des lieux de sortie, ou conserver la preuve qu’elle n’a pas été communiquée.

Dans quel ordre faut-il calculer ?

Quatre étapes, et la première n’est pas celle qu’on croit.

La tentation naturelle consiste à additionner les devis, à les comparer au dépôt, et à conclure qu’il n’y a rien à rendre. Sur le dossier d'Émilie, cette méthode donne 2 000 € contre 780 € : rien à restituer, et la conviction d'être largement dans son droit. Elle est fausse à chaque étape.

Le bon ordre est le suivant. Un : appliquer la vétusté poste par poste, ce qui ramène les 2 000 € à 717 €. Deux : comparer au dépôt de 780 €, ce qui laisse un solde de 63 €. Trois : si l’immeuble est en copropriété, retenir éventuellement une provision, dans la limite de 20 % du dépôt — soit 156 €, plafond qui absorbe ici la totalité des 63 €. Quatre : restituer le solde après l’arrêté annuel des comptes.

La différence entre les deux méthodes n’est pas de 63 €. Elle est de 63 € plus la majoration, plus les frais de la procédure que le locataire engagera, plus le temps passé — et notre guide sur les loyers impayés montre que le coût d’un contentieux locatif, quel qu’en soit l’objet, dépasse presque toujours l’enjeu qui l’a déclenché.

Un mot sur la forme, qui compte autant que le fond : les retenues doivent être justifiées, ce qui suppose de transmettre au locataire le décompte, les devis ou factures, et le rapprochement des deux états des lieux. Un solde restitué sans explication, même exact, laisse le locataire sans moyen de vérifier — et l’incite à contester.

Colocation, meublé, départ anticipé : ce qui change

Trois situations méritent d'être distinguées, parce que la règle générale s’y applique différemment.

En colocation, le dépôt est unique lorsque le bail l’est, et il ne se restitue qu’au départ du dernier occupant. Un colocataire qui part n’a donc aucun droit à récupérer sa part auprès du bailleur : il la récupère, s’il le peut, auprès de celui qui le remplace. C’est une source de conflit permanente, que notre guide sur la colocation, sa solidarité et son rendement replace dans l’ensemble du régime — et qu’un simple paragraphe au bail, prévoyant les modalités de ce rachat entre colocataires, désamorce.

En location meublée, le plafond du dépôt est porté à deux mois de loyer en principal, ce qui double l’assiette de la retenue sans changer la règle de la majoration : celle-ci reste calculée sur 10 % du loyer mensuel. Le rapport entre le risque et l’enjeu s’améliore donc légèrement, mais l’inventaire du mobilier devient la pièce décisive — le mobilier subit une vétusté rapide, et notre budget d’ameublement en location meublée donne les durées de vie usuelles des équipements.

En cas de départ anticipé pendant le préavis, enfin, le point de départ reste la remise des clés. Un locataire qui libère les lieux un mois avant la fin de son préavis mais conserve les clés ne déclenche rien ; celui qui les rend déclenche le délai, même s’il reste redevable du loyer jusqu’au terme du préavis. Ces deux dettes se compensent, mais elles ne se confondent pas : le loyer restant dû se déduit du dépôt au titre des sommes restant dues, et ne repousse pas l'échéance de restitution.

Qui fait quoi

Quatre interlocuteurs, et deux d’entre eux décident du sort de la retenue avant même le départ du locataire.

Le gestionnaire, lorsqu’il y en a un, réalise les états des lieux et détient donc la pièce qui fonde tout. La qualité de l'état des lieux d’entrée décide de ce qui sera défendable cinq ans plus tard, et c’est un point à regarder dans le mandat autant que le taux d’honoraires — sujet que notre comparatif de la gestion en agence ou en direct traite en détail.

L'artisan établit le devis, et il l'établit toujours au neuf, parce que c’est ce qu’on lui demande. Ce n’est pas à lui d’appliquer la vétusté ; c’est au bailleur de le faire, et de le montrer dans son décompte.

Le syndic détermine la date de l’arrêté annuel des comptes, qui borne la provision de 20 %. Un bailleur qui invoque cette provision sans connaître cette date s’expose à la conserver trop longtemps.

Le commissaire de justice intervient si l'état des lieux ne peut être établi contradictoirement. Son constat coûte, mais il vaut preuve — et sur un dossier où 1 283 € séparent le réclamé du justifiable, la question mérite d'être posée avant le départ, pas après.

Le conciliateur de justice, enfin, est gratuit et souvent décisif. Sur un litige à 63 € de principal et 78 € de majoration mensuelle, aucune des deux parties n’a intérêt à un contentieux, et un tiers suffit généralement à faire appliquer le calcul que ce guide décrit.

Ce qui coûte cher aux bailleurs

Cinq erreurs, et elles se produisent toutes dans le même mois.

Retenir au neuf. Les 2 000 € de devis deviennent 717 € une fois la vétusté appliquée. Retenir le montant des devis expose à restituer 1 283 € de trop, majoration en sus.

Garder tout par précaution. C’est le réflexe le plus coûteux du sujet : conserver 780 € au lieu de 717 € fait courir 78 € par mois, et la majoration atteint le montant du dépôt en dix mois — 1 560 € au total.

Croire que la majoration porte sur la somme retenue. Elle porte sur le loyer. Un litige de 63 € produit exactement la même pénalité qu’un litige de 700 €, ce qui rend absurde toute rétention de petit montant.

Se tromper de point de départ. Le délai court à compter de la remise des clés, pas de la fin du bail ni de l'état des lieux. Trois jours d'écart peuvent faire basculer dans une période mensuelle supplémentaire, soit 78 €.

Ne pas recueillir la nouvelle adresse. C’est la seule cause qui écarte la majoration. Une ligne sur l'état des lieux de sortie protège d’une pénalité qui atteint 936 € au bout d’un an.

Comment procéder ?

Six gestes, dont deux se font des années à l’avance.

Une remarque pour finir sur l'économie de ce sujet. Le dépôt de garantie est la plus petite somme du dossier locatif : un mois de loyer, mobilisé pendant des années, restitué en une fois. C’est aussi celle qui produit le plus de contentieux, et l’explication tient entièrement dans la règle de calcul de la majoration.

En asseyant la pénalité sur le loyer et non sur la somme litigieuse, le législateur a rendu la rétention abusive systématiquement perdante, quel que soit le montant en jeu. Un bailleur qui retient 63 € de trop risque exactement ce que risque celui qui en retient 700. La conclusion pratique s'écrit en une ligne : on ne retient que ce qu’on peut justifier, et on rend le reste avant l'échéance.