Le syndic de copropriété vu du bailleur : le forfait n'est pas le prix, et trois leviers valent 1,7 année d'honoraires

La réponse en trente secondes. Trois ans au maximum, et un contrat type obligatoire. La durée des fonctions du syndic ne peut excéder trois ans, et son contrat doit être conforme au modèle annexé au décret de 1967¹.

La mise en concurrence est une obligation du conseil syndical, pas du syndic. Elle précède le vote de désignation d’un syndic professionnel, et l’assemblée peut en dispenser le conseil³. Son absence n’annule cependant pas la désignation⁶.

Et l'état daté est plafonné à 380 € par mutation, pas par lot. Le plafond vise l'établissement de l'état daté à l’occasion de la mutation d’un lot ou de plusieurs lots objets de la même mutation⁵.

Ce guide ne traite pas des votes en assemblée, que notre guide sur l'assemblée générale vue du bailleur couvre. Il traite de celui qui les prépare et les exécute : son contrat, son prix, et les trois endroits où un bailleur peut agir.

Le fil rouge de ce guide. Nous suivrons Thibaut, cas construit et non un dossier réel : il détient trois lots représentant 95 tantièmes sur mille dans une copropriété de vingt-huit lots, dont le budget prévisionnel s'établit à 56 000 € et le forfait de syndic à 9 800 €. La part des prestations particulières et l'écart entre deux offres sont des hypothèses déclarées. Tout se recalcule sur votre immeuble.

Combien de temps dure un mandat de syndic ?

Trois ans au plus. Une seule exception l’abrège.

La durée des fonctions du syndic ne peut excéder trois ans¹. Le contrat en fixe la durée et précise ses dates calendaires d’entrée en vigueur et d’expiration, ainsi que les éléments déterminant la rémunération.

L’exception concerne les immeubles neufs : lorsque le syndic, ou une personne qui lui est liée, a participé directement ou indirectement à la construction de l’immeuble, la durée de ses fonctions ne peut excéder un an pendant les dix premières années¹ — c’est-à-dire pendant la période de la garantie décennale. La raison est évidente : on ne confie pas la défense des intérêts du syndicat contre le constructeur à quelqu’un qui lui est lié.

Pour un bailleur, la conséquence pratique est un rythme : tous les trois ans au plus, la question du syndic revient à l’ordre du jour. C’est aussi la seule fenêtre où le prix se renégocie, et elle se prépare en amont — nous y reviendrons.

Une précision sur le renouvellement. Il n’est jamais tacite : l’assemblée doit voter la désignation, et un mandat qui expire sans vote laisse le syndicat sans représentant légal, situation qui se règle par la désignation judiciaire d’un administrateur provisoire. Vérifier la date d’expiration figurant au contrat est donc une diligence utile, et elle prend une minute.

Ce que le forfait couvre, et ce qu’il ne couvre pas

Deux colonnes. C’est la seconde qui fait l'écart entre deux syndics, et c’est aussi la seule que les comparatifs publiés, les courtiers en syndic et les conseils syndicaux pressés laissent systématiquement de côté, parce qu’elle suppose de lire un tarif ligne à ligne plutôt qu’un chiffre unique.

Depuis 2015, le contrat de syndic est conforme à un modèle réglementaire annexé au décret de 1967². Ce modèle a une vertu que l’on sous-estime : il impose la même structure à tous les contrats, donc il les rend comparables.

La structure est binaire. D’un côté, le forfait de gestion courante, qui couvre une liste limitativement énumérée : tenue de l’assemblée annuelle, comptabilité, appels de fonds, gestion des contrats, archivage, accès en ligne aux documents. De l’autre, les prestations particulières, facturées en sus selon un tarif figurant au contrat : assemblées supplémentaires, suivi de travaux, mise en demeure d’un copropriétaire débiteur, état daté, déplacements exceptionnels.

C’est cette seconde colonne qui décide du prix réel, et c’est celle que personne ne compare. Deux syndics affichant le même forfait peuvent facturer du simple au double leurs prestations particulières, et un immeuble avec travaux en consomme beaucoup — comme le montre notre guide sur les travaux en copropriété et leurs autorisations, où chaque étape mobilise le syndic.

S’y ajoute une pièce introduite plus récemment et rarement demandée : une fiche d’information sur le prix et les prestations, dont le format et le contenu sont réglementés². Elle accompagne les projets de contrat et sert précisément à la comparaison. La réclamer coûte un courriel.

Combien un syndic coûte-t-il vraiment ?

Un cinquième de plus que ce qu’il annonce. Sur le dossier de Thibaut, du moins.

Le forfait annuel s'élève à 9 800 €, soit 350 € par lot et 17,5 % du budget prévisionnel de 56 000 €. Rapporté aux 95 tantièmes de Thibaut, cela représente 931 € par an.

Les prestations particulières s’y ajoutent. En retenant 22 % du forfait — hypothèse déclarée, qui varie fortement selon l’activité de l’immeuble —, elles représentent 2 156 € pour le syndicat et 205 € pour Thibaut. Son coût réel annuel s'établit donc à 1 136 €.

L'écart entre l’affiché et le réel. 931 € de forfait, 205 € de prestations particulières, 1 136 € au total — soit 22 % de plus que le seul forfait.

Comparer deux syndics sur le forfait revient donc à ignorer un cinquième du prix, et à comparer la partie du coût qui varie le moins entre les candidats.

Ce chiffre appelle une mise en perspective. Rapporté au budget, le syndic pèse 17,5 % — davantage que la plupart des postes votés en assemblée, et bien davantage que ce que la discussion lui consacre. Notre méthode de calcul du rendement locatif range ces honoraires parmi les charges non récupérables, donc entièrement à la charge du bailleur : ils entament le rendement sans que le locataire n’en supporte rien.

Qui doit mettre en concurrence, et que vaut l’obligation ?

Le conseil syndical, avant chaque désignation. L’obligation est plus faible qu’elle n’en a l’air.

Avant que l’assemblée ne vote la désignation d’un syndic professionnel, le conseil syndical met en concurrence plusieurs projets de contrat, accompagnés de leurs fiches d’information³. L’obligation pèse donc sur le conseil syndical, pas sur le syndic en place — ce qui explique qu’elle soit si souvent négligée : celui qui devrait l’exécuter est bénévole, et celui qui en pâtirait organise l’assemblée.

L’assemblée peut en dispenser le conseil syndical, par une décision prise à la majorité des voix de tous les copropriétaires, la demande devant être inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée précédente³. C’est une dispense expresse, préparée un an à l’avance : elle ne se présume pas.

Un point mérite d'être connu, parce qu’il tempère tout ce qui précède : le manquement du conseil syndical à cette obligation n’est pas sanctionné par la nullité de la désignation du syndic par l’assemblée générale, aucune disposition ne le prévoyant⁶. Contester une désignation sur ce seul motif ne mène donc nulle part.

Reste que l’obligation vaut de l’argent. Un écart de 20 % entre deux offres — ordre de grandeur courant — représente 1 960 € par an pour le syndicat, soit 186 € pour Thibaut, et 559 € sur un mandat de trois ans. Pour le syndicat entier, ce sont 5 880 € sur la même durée.

La conclusion pratique est donc paradoxale et utile : puisque l’inobservation n’est pas sanctionnée, l’intérêt d’un bailleur n’est pas de contester après coup mais de faire — proposer les devis lui-même au conseil syndical, plusieurs mois avant l’assemblée.

Le compte séparé et sa dispense

Obligatoire, sauf dans les très petites copropriétés. Et la dispense a une durée.

Le syndic ouvre un compte séparé au nom du syndicat, dans l'établissement bancaire de son choix, sur lequel sont versées sans délai toutes les sommes ou valeurs reçues au nom ou pour le compte du syndicat⁴. La règle protège d’un risque simple : la confusion entre la trésorerie du syndicat et celle du cabinet.

Une dispense existe. Lorsque le syndicat comporte au plus quinze lots à usage de logements, de bureaux ou de commerces, l’assemblée générale peut, à la majorité, dispenser le syndic professionnel d’ouvrir ce compte séparé⁴. La copropriété de Thibaut en comptant vingt-huit, aucune dispense n’y est possible.

Deux précisions encadrent cette dispense. La décision qui l’accorde doit en fixer la durée ; elle est renouvelable, et elle prend fin de plein droit à la désignation d’un autre syndic⁴. Une dispense ancienne, votée sans durée ou reconduite tacitement, est donc fragile.

Pour un bailleur, la vérification est rapide : combien de lots, et le relevé bancaire porte-t-il le nom du syndicat ou celui du cabinet. Dans une copropriété de plus de quinze lots, la réponse ne souffre aucune discussion.

Le plafond de 380 € vaut-il par lot ?

Non. C’est la question qui rapporte le plus à qui vend plusieurs lots.

Lors de la vente d’un lot, le syndic établit un état daté qui renseigne le notaire sur les sommes dues au syndicat et par lui. Cette prestation, facturée au vendeur, est plafonnée : le montant des honoraires et frais perçus par le syndic pour son établissement est fixé à 380 € toutes taxes comprises⁵, depuis le 1^er juin 2020.

Le point décisif est la formulation du plafond. Il vise l'établissement de l'état daté à l’occasion de la mutation à titre onéreux d’un lot ou de plusieurs lots objets de la même mutation⁵. Autrement dit, le plafond s’apprécie par mutation, pas par lot.

Ce que cela change pour Thibaut. S’il vend ses trois lots dans la même mutation, le syndic ne peut facturer que 380 € au total. Une facturation par lot atteindrait 1 140 € — deux fois le plafond de trop, soit 760 € contestables.

La contestation est prévue et documentée : le coût de l'état daté doit figurer au contrat de syndic, à la rubrique des frais et honoraires imputables aux seuls copropriétaires, et être approuvé par l’assemblée⁵. Un montant supérieur au plafond se conteste, y compris lorsque plusieurs lots sont vendus ensemble.

Le moment de la vérification compte : l'état daté est demandé par le notaire quelques semaines avant la signature, et sa facture se règle sur le compte de vente. C’est donc au notaire qu’il faut signaler le plafond, et avant qu’il n'établisse le décompte — sujet que notre guide sur la manière de vendre un bien loué replace dans la chronologie complète d’une cession.

Gérer soi-même une petite copropriété

C’est possible. L'économie est du même ordre que le forfait.

Un copropriétaire peut être désigné syndic non professionnel. Il exerce alors les mêmes fonctions — convocation, comptabilité, exécution des décisions, représentation du syndicat — sans percevoir d’honoraires, ou en percevant une indemnité votée par l’assemblée.

L'économie est directe et se chiffre sans difficulté : sur la copropriété de Thibaut, supprimer le forfait représenterait 9 800 € par an pour le syndicat, dont 931 € pour lui. Sur un mandat de trois ans, c’est 2 793 € de sa poche.

Il faut cependant dire ce que cela suppose, et la liste refroidit beaucoup de vocations. Une comptabilité en partie double avec annexes réglementaires. Des appels de fonds trimestriels. La tenue d’une assemblée annuelle dans les formes, avec convocation, feuille de présence et procès-verbal notifié dans le mois. La gestion des contrats d’entretien et des sinistres. Le recouvrement des charges impayées. Et une responsabilité personnelle en cas de faute de gestion.

La formule convient donc aux petites copropriétés homogènes, sans salarié, sans travaux lourds programmés, où un copropriétaire dispose du temps et de la compétence. Elle devient risquée dès que l’immeuble a un gardien, un ascenseur, ou un plan pluriannuel de travaux en cours.

Un bailleur non résident, en particulier, est rarement le bon candidat : la fonction suppose une présence et une disponibilité que la distance rend difficiles, et notre comparatif de la gestion en agence ou en direct pose le même arbitrage à l'échelle du lot plutôt que de l’immeuble.

Quels documents un bailleur peut-il exiger ?

Trois, et ils s’obtiennent sans passer par l’assemblée.

Le premier est la fiche synthétique de la copropriété, que le syndic établit et met à jour, et qui regroupe les données financières et techniques essentielles de l’immeuble. Elle se demande et doit être communiquée dans un délai bref. C’est le document le plus dense du dossier : nombre de lots, budget, impayés, présence d’un ascenseur ou d’un chauffage collectif, état du fonds de travaux.

Le deuxième est l'accès en ligne aux documents dématérialisés. Le contrat type range cette prestation dans le forfait de gestion courante² : un syndic qui la facture en sus facture deux fois. Elle donne accès aux procès-verbaux, aux contrats d’entretien, aux appels de fonds et aux diagnostics — c’est-à-dire à l’essentiel de ce qu’un bailleur non résident ne verra jamais autrement.

Le troisième est le carnet d’entretien, qui recense les travaux réalisés et les contrats en cours. Sa lecture dit ce qu’un budget ne dit pas : la date du dernier ravalement, l'âge de la chaudière, l’existence d’un contrat d’ascenseur — autant d'éléments qui annoncent les appels de fonds à venir.

Ces trois documents ont un point commun : ils existent, ils sont dus, et presque personne ne les réclame. Pour un bailleur qui détient plusieurs lots, les demander à la prise de fonctions d’un nouveau syndic prend un courriel et donne une image de l’immeuble que trois assemblées générales ne donneraient pas.

Un quatrième document mérite d'être mentionné à l’achat plutôt qu’en cours de détention : le pré-état daté, remis au futur acquéreur avant la promesse. Contrairement à l'état daté, il n’est pas plafonné, et son coût comme son contenu varient beaucoup d’un cabinet à l’autre — raison de plus pour demander plutôt les documents ci-dessus, qui sont gratuits.

Qui fait quoi

Quatre acteurs. Celui qui décide n’est pas celui qu’on croit.

Le syndic exécute et prépare, mais il ne décide de rien seul. Il rédige l’ordre du jour, ce qui lui donne une influence considérable : une résolution absente de la convocation ne peut pas être votée.

Le conseil syndical assiste et contrôle, et c’est lui qui porte l’obligation de mise en concurrence. C’est le seul organe où un bailleur peut peser sans détenir la majorité des tantièmes — et il est chroniquement en manque de volontaires.

Le notaire demande l'état daté et établit le décompte de la vente. C’est à lui qu’il faut signaler le plafond de 380 €, avant qu’il n’arrête les comptes.

L'expert-comptable n’intervient pas dans la copropriété, mais il traite les honoraires du côté du bailleur : ces charges sont déductibles au régime réel, ce qui ramène leur coût net à environ la moitié pour un contribuable à taux marginal élevé.

L'agent immobilier, enfin, dispose des documents de la copropriété lors d’une acquisition : contrat de syndic, budget, procès-verbaux. Les demander avant l’offre permet de connaître le forfait, les prestations particulières et l’existence d’une dispense de compte séparé — sujets que notre guide sur le choix d’un appartement locatif range parmi les vérifications préalables.

Ce qui coûte cher aux bailleurs

Cinq erreurs, et la première est la plus fréquente de toutes.

Comparer deux syndics sur le seul forfait. Les prestations particulières représentent 22 % de plus sur le dossier de Thibaut, soit 205 € par an pour lui et 2 156 € pour le syndicat. C’est précisément la ligne où les écarts entre cabinets sont les plus grands.

Payer un état daté par lot. Le plafond de 380 € s’apprécie par mutation. Vendre trois lots ensemble et se voir facturer 1 140 € expose à 760 € indûment payés, contestables mais rarement contestés.

Attendre l’assemblée pour s’occuper du contrat. La mise en concurrence se prépare des mois à l’avance, et son absence ne s’attaque pas après coup — le défaut n’est pas sanctionné par la nullité. L’enjeu, sur un mandat, est de 559 € pour Thibaut et de 5 880 € pour le syndicat.

Ignorer la question du compte séparé. Au-delà de quinze lots, aucune dispense n’est possible ; en deçà, la dispense doit fixer sa durée et tombe à la désignation d’un autre syndic. Une dispense reconduite tacitement depuis des années est un signal sur la gestion du cabinet — et sur un budget de 56 000 €, c’est la trésorerie du syndicat entier qui transite alors par un compte qui n’est pas le sien.

Se porter syndic bénévole sans mesurer la charge. L'économie atteint 2 793 € sur trois ans pour un bailleur détenant 95 tantièmes, mais elle s’achète en comptabilité, en assemblées, en recouvrement — et en responsabilité personnelle.

Que vérifier, et dans quel ordre ?

Six vérifications. Quatre se font sur pièces.

Une remarque pour finir sur l'économie de ce sujet. Les trois leviers décrits ici — mise en concurrence, vérification des prestations particulières, contestation d’un état daté surfacturé — représentent ensemble 1 933 € pour Thibaut sur la durée d’un mandat, soit 1,7 année de ce que le syndic lui coûte réellement.

Aucun d’eux ne suppose de majorité, de procédure ni de conflit. Ils supposent seulement de lire un contrat que presque personne ne lit, et de poser trois questions à des gens qui ont l’obligation d’y répondre.