Dépôt de garantie : l’acte qui évite le litige coûte 77,37 €

La réponse en trente secondes. L'état des lieux se fait contradictoirement. En cas de désaccord, un commissaire de justice l'établit, avec un préavis de sept jours et des frais partagés par moitié : pour un logement de 62 m², l'émolument réglementé est de 128,95 € hors taxes, soit 154,74 € toutes taxes et 77,37 € par partie ; convocations recommandées et déplacement compris, comptez de l’ordre de 90 € par partie.

Ce qui peut être retenu n’est pas le devis, c’est le devis diminué de la vétusté. Sur un devis de 2 400 €, une grille annexée au bail ramène couramment la part du locataire à 1 785 €. Sans grille annexée, aucun barème ne s’impose : l’appréciation se fait au cas par cas.

Le dépôt se rend dans un mois si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d’entrée, dans deux mois sinon. Au-delà, il est majoré de 10 % du loyer mensuel par période commencée en retard. Sur ce dossier, la pénalité atteint le montant du dépôt au bout de dix mois.

Ce guide fait trois choses que les pages sur l'état des lieux ne font pas. Il corrige l’idée la plus répandue du sujet — non, l’absence d'état des lieux d’entrée ne prive pas automatiquement le bailleur de tout recours. Il chiffre l’acte de commissaire de justice au tarif du décret plutôt que de le présenter comme une menace vague. Et il fait l’arithmétique complète de la retenue, poste par poste, avec l’abattement de vétusté.

Le fil rouge de ce guide. Nous suivrons Camille, propriétaire d’un T3 de 62 m² à Rennes, loué 720 € hors charges avec un dépôt de garantie de 720 €. Son locataire part après quatre ans en laissant un logement dont la remise en état est devisée à 2 400 €. Exemple construit à partir des textes et barèmes cités dans ce guide — ce n’est pas un dossier client.

Que doit contenir un état des lieux ?

Un décret fixe la liste, et son intérêt n’est pas administratif : ce qui n’y figure pas ne pourra pas être reproché.

L'état des lieux décrit le logement et constate son état de conservation. Il comporte au minimum le type d'état des lieux — d’entrée ou de sortie —, sa date d'établissement, la localisation du logement, le nom ou la dénomination des parties et leur domicile, le cas échéant les représentants mandatés, les relevés de compteurs, le détail des clés et des accès, et pour chaque pièce et partie du logement une description précise de l'état des revêtements de sol, de mur et de plafond, des équipements et des éléments du logement¹.

Deux exigences de forme comptent autant que le contenu. Le logement ne doit contenir que les meubles ou équipements mentionnés au contrat de location. Et la présentation doit permettre la comparaison de l'état constaté à l’entrée et à la sortie — document unique ou documents séparés, mais de présentation similaire. Un état des lieux d’entrée en trois lignes rend cette comparaison impossible, et c’est le bailleur qui en supporte les conséquences.

Le locataire dispose de droits de rattrapage que beaucoup ignorent. Il peut demander à compléter l'état des lieux d’entrée dans les dix jours suivant son établissement ; en cas de refus, il saisit la commission départementale de conciliation. Il peut aussi demander, pendant le premier mois de la période de chauffe, que l'état des éléments de chauffage y soit ajouté².

Ces deux fenêtres se referment. Passé le dixième jour, un locataire qui n’a rien demandé aura beaucoup de mal à contester à la sortie l'état décrit à l’entrée — et un bailleur qui a établi un document précis a, de fait, verrouillé le débat quatre ans à l’avance.

Que se passe-t-il s’il n’y a pas d'état des lieux ?

C’est la question la plus mal traitée du sujet, et la réponse qui circule est l’inverse du texte.

On lit partout que sans état des lieux d’entrée, le bailleur ne pourrait rien retenir. Le code civil dit exactement le contraire : s’il n’a pas été fait d'état des lieux, le preneur est présumé les avoir reçus en bon état de réparations locatives, et doit les rendre tels, sauf la preuve contraire³. La présomption joue donc contre le locataire.

Ce que fait la loi de 1989, c’est neutraliser cette présomption — mais pas pour tout le monde. À défaut d'état des lieux ou de remise d’un exemplaire à l’une des parties, la présomption de l’article 1731 ne peut être invoquée par celle des parties qui a fait obstacle à son établissement².

Tout se joue donc sur une question de fait : qui a empêché l’acte ? Un bailleur qui n’a jamais proposé d'état des lieux d’entrée a fait obstacle, et perd la présomption. Un locataire qui a refusé de se présenter malgré des convocations écrites l’a fait aussi, et la présomption se retourne contre lui.

Le point de vigilance. Cette règle transforme la nature de la preuve à réunir. Il ne s’agit pas de prouver l'état du logement — ce qui est impossible sans document — mais de prouver qui a fait obstacle. Les convocations écrites, les courriers recommandés, les échanges datés valent plus qu’une description tardive. Conservez-les dès le premier rendez-vous manqué, pas au moment du litige.

Le commissaire de justice, et ce qu’il coûte vraiment

Voici le chiffre qui manque à toutes les pages sur ce sujet, et il change complètement l’arbitrage.

Lorsque l'état des lieux ne peut pas être établi contradictoirement et amiablement, il est établi par un commissaire de justice à l’initiative de la partie la plus diligente, à frais partagés par moitié entre le bailleur et le locataire, et à un coût fixé par décret. Les parties en sont avisées au moins sept jours à l’avance, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception².

Ce coût n’est pas libre. L'émolument du commissaire de justice est fixé par le code de commerce et ne dépend que de la surface habitable ; s’y ajoutent les lettres recommandées de convocation imposées sept jours à l’avance et l’indemnité forfaitaire de déplacement, le tout majoré de la TVA⁴.

Émolument réglementé de l'état des lieux, article A444-27 du code de commerce

Sur le T3 de Camille, l’acte coûte donc 77,37 € à chacun. Rapporté à la créance de 1 785 € que nous allons calculer, cela représente 4,33 %. Rapporté au dépôt de garantie de 720 €, 10,7 %.

Et voici la comparaison qui devrait clore le débat : six mois de majoration de retard sur ce dossier coûtent 432 € au bailleur, soit près de six fois le prix de l’acte qu’il n’a pas voulu faire établir. Autrement dit : un seul mois de retard, 72 €, paie déjà presque l’intégralité du constat. Le commissaire de justice n’est pas une escalade, c’est l’option la moins chère du dossier — à condition d’y penser avant, pas après.

Qu’est-ce qui relève de l’usure normale ?

La vétusté est définie réglementairement, et sa définition est plus large que ne le croient les bailleurs.

Elle s’entend de l'état d’usure ou de détérioration résultant du temps ou de l’usage normal des matériaux et éléments d'équipement dont est constitué le logement¹. Deux causes, donc, et la première suffit : un revêtement peut être vétuste sans que personne l’ait maltraité. Le temps seul y pourvoit.

Et maintenant le point que presque toutes les pages ratent. Il n’existe aucune grille de vétusté légale. Le décret prévoit que les parties peuvent convenir d’appliquer une grille de vétusté choisie parmi celles issues d’un accord collectif de location, y compris lorsque le logement ne relève pas du secteur couvert par cet accord¹.

Autrement dit : une grille ne s’applique que si elle a été convenue, donc en pratique annexée au bail. Sans annexe, il n’y a pas de barème opposable, et l’appréciation se fait au cas par cas — devant le juge s’il le faut, avec toute l’incertitude que cela suppose pour les deux camps.

C’est un argument sous-estimé au moment de rédiger un bail. Annexer une grille ne protège pas seulement le locataire : elle donne au bailleur un mode de calcul incontestable, ce qui vaut beaucoup mieux qu’une discussion sur l'âge d’une peinture.

Combien peut-on réellement retenir ?

Reprenons le dossier de Camille, poste par poste, avec une grille annexée au bail. Les valeurs d’une grille sont contractuelles et non légales : celles qui suivent illustrent la mécanique, elles ne constituent aucun barème officiel.

Devis de 2 400 € après quatre ans de location, abattement de vétusté appliqué

Trois mécaniques se lisent dans ce tableau. La franchise d’abord : les premières années ne produisent aucun abattement, ce qui protège le bailleur d’un locataire qui dégraderait dès la première année. Le taux annuel ensuite, appliqué aux années au-delà de la franchise. Et la part résiduelle enfin, plancher en dessous duquel l’abattement ne descend pas, faute de quoi un logement de quinze ans serait indestructible.

Le nettoyage échappe à la vétusté, et c’est logique : ce n’est pas un matériau qui s’use, c’est une prestation. Un logement rendu sale se facture en entier, quelle que soit la durée du bail.

Une limite du même ordre mérite d'être posée, et elle est textuelle. Le décret définit la vétusté comme l’usure ou la détérioration résultant du temps ou de l'usage normal. Une détérioration qui ne résulte ni de l’un ni de l’autre — une porte percée, un évier arraché — sort de la définition, et rien n’oblige à lui appliquer l’abattement d’un élément simplement usé. La distinction se joue sur la nature du dommage constaté, ce qui renvoie une fois de plus à la précision de l'état des lieux : « rayures » et « impact » ne se plaident pas de la même façon.

Résultat : la vétusté a effacé 615 €, soit un quart du devis. Camille peut réclamer 1 785 €. Reste à savoir ce qu’elle peut retenir, ce qui n’est pas la même chose.

Le dépôt de garantie n’est pas un plafond de responsabilité

La confusion est constante et elle coûte cher aux deux camps.

Le dépôt de garantie ne peut pas dépasser un mois de loyer en principal, hors charges — mais cette limite ne vaut que pour la location vide. En meublé, la loi déroge à l’article 22 et porte le plafond à deux mois de loyer en principal⁷. Sur un logement comparable à celui de Camille, cela ferait 1 440 € au lieu de 720 €, et changerait entièrement l’arbitrage de la section précédente : le dépôt couvrirait alors 80,7 % de la créance au lieu de 40,3 %. Il ne peut pas être exigé lorsque le loyer est payable d’avance pour une période supérieure à deux mois, sauf si le locataire demande à revenir à un paiement mensuel. Il ne produit pas d’intérêt, ne peut être révisé en cours de bail, et se transmet au nouveau propriétaire en cas de vente⁵.

Sur le dossier de Camille, le dépôt vaut 720 € et la créance 1 785 €. Le dépôt ne couvre donc que 40,3 % de ce qui est dû, et il reste 1 065 € à réclamer. Cette somme n’est pas perdue : elle se demande au locataire, puis se réclame en justice si nécessaire. Mais elle ne se retient pas, parce qu’il n’y a plus rien à retenir.

La symétrie vaut pour le locataire. Un dépôt de 720 € ne plafonne pas sa responsabilité à 720 €. Une dégradation lourde — un parquet à reprendre, une chaudière détruite — se paie en entier, abattement de vétusté déduit, et le bailleur peut poursuivre pour le solde.

Un mécanisme particulier s’ajoute en immeuble collectif. Le bailleur peut conserver une provision ne dépassant pas 20 % du dépôt — 144 € ici — jusqu'à l’arrêté annuel des comptes de l’immeuble par le syndic, la régularisation devant intervenir dans le mois qui suit l’approbation définitive des comptes⁵. La Cour de cassation en tire une conséquence pratique : la majoration de retard ne s’applique pas à cette part-là, qui obéit à son propre calendrier⁶.

Dans quel délai le dépôt doit-il être rendu ?

Il y en a deux, et c’est l'état des lieux de sortie qui décide lequel s’applique.

Le dépôt est restitué dans un délai maximal d’un mois à compter de la remise des clés lorsque l'état des lieux de sortie est conforme à l'état des lieux d’entrée, et de deux mois dans le cas contraire — déduction faite, le cas échéant, des sommes restant dues au bailleur et de celles dont il pourrait être tenu pour le compte du locataire, sous réserve qu’elles soient dûment justifiées⁵.

Trois conséquences pratiques en découlent, et elles s’enchaînent.

La première : le point de départ est la remise des clés, pas la date de l'état des lieux ni la fin du préavis. Un locataire qui rend les clés le 3 fait courir le délai le 3.

La deuxième : c’est la conformité constatée qui fait passer d’un mois à deux. Un bailleur qui relève la moindre différence gagne un mois — mais il devra la justifier, ce qui nous ramène à la qualité de l'état des lieux d’entrée.

La troisième, et c’est la plus décisive : les retenues doivent être dûment justifiées. Un devis, une facture, un constat. Une retenue annoncée sans pièce n’est pas une retenue, c’est un retard — avec la pénalité qui va avec.

Ce que coûte un mois de retard

La sanction est automatique, elle se calcule sans juge, et son montant surprend sur la durée.

À défaut de restitution dans les délais, le dépôt restant dû au locataire est majoré d’une somme égale à 10 % du loyer mensuel en principal, pour chaque période mensuelle commencée en retard. Le solde restant dû produit en outre intérêt au taux légal. Cette majoration n’est pas due lorsque le retard résulte de l’absence de transmission par le locataire de sa nouvelle adresse⁵.

Majoration de retard sur un loyer de 720 € et un dépôt de 720 €

La ligne à retenir est celle des dix mois : à ce terme, la pénalité égale le dépôt. Un bailleur qui laisse traîner un an rend le dépôt et paie 864 € par-dessus, soit davantage que la somme qu’il retenait. Le calcul n’a besoin d’aucun avocat pour être fait, et un locataire qui l’a fait négocie autrement.

Deux précisions ferment la mécanique. La majoration court par période mensuelle commencée : un jour de retard dans le onzième mois déclenche l’intégralité du onzième palier. Et l’exception de la nouvelle adresse est la seule échappatoire prévue — un locataire qui part sans laisser d’adresse suspend la sanction, ce qui rend cette formalité aussi importante pour lui que pour le bailleur.

Ce qui fait perdre un litige d'état des lieux

Quatre situations reviennent, et chacune se chiffre.

L'état des lieux d’entrée trop sommaire. Trois lignes et une mention « bon état » ne permettent aucune comparaison, alors que le décret l’exige. Le bailleur conserve formellement un état des lieux, mais il ne peut rien démontrer avec.

Sur le dossier de Camille, un état des lieux d’entrée muet sur les revêtements aurait rendu indéfendables les 1 200 € de peinture et les 385 € de sol, soit 1 585 € sur 1 785 €. Il ne serait resté que le nettoyage, 200 €, seul poste constatable à l'œil nu le jour de la sortie.

Et voici le paradoxe que ce cas révèle : un état des lieux sommaire est pire que pas d'état des lieux du tout. Sans acte, la présomption de l’article 1731 joue en faveur du bailleur, à condition qu’il n’ait pas fait obstacle. Avec un acte vide, la présomption ne s’applique plus — un état des lieux existe — et il ne prouve rien. Le bailleur a rempli la formalité et perdu l’argument, ce qui est la pire des deux positions.

La retenue annoncée sans pièce. Le texte exige des sommes dûment justifiées. Annoncer « je garde le dépôt pour les travaux » sans devis ni facture ne suspend pas le délai : la majoration court quand même. Six mois plus tard, 432 € s’ajoutent à un dépôt qu’il faudra rendre.

La grille de vétusté oubliée au bail. Sans annexe, aucun barème n’est opposable et chacun défend son chiffre. Sur ce devis, l'écart entre « rien » et « tout » porte sur les 615 € d’abattement — un quart du devis livré à l’appréciation d’un juge, faute d’un document de deux pages signé quatre ans plus tôt.

Le refus de l’acte à 77,37 €. C’est l’erreur la plus coûteuse de la liste rapportée à son prix. Une partie refuse le commissaire de justice pour ne pas payer sa moitié, l'état des lieux n’est jamais établi, et le litige se joue ensuite sur la preuve de l’obstruction. Le bailleur qui perd cette discussion perd 1 785 € ; le locataire qui la perd voit la présomption de l’article 1731 se retourner contre lui. Dans les deux cas, l’acte évité valait 77,37 €.

La méthode, du préavis à la restitution

Elle se déroule dans un ordre, et chaque étape ferme une contestation possible.

Première étape, avant l’entrée. Rédigez un état des lieux qui décrit chaque pièce, revêtement par revêtement, avec les relevés de compteurs et le détail des clés. Annexez une grille de vétusté. Photographiez, et datez les photographies. Ce travail coûte deux heures et vaut, sur le dossier de Camille, 1 585 €.

Deuxième étape, au départ. Convoquez par écrit avec une date précise. Si le locataire ne se présente pas, envoyez une seconde convocation recommandée, puis saisissez un commissaire de justice avec le préavis de sept jours. Ne renoncez jamais à l’acte : c’est lui qui établira, le cas échéant, qui a fait obstacle.

Troisième étape, après la remise des clés. Le compteur part le jour même. Réunissez les devis de l’artisan avant d’annoncer la moindre retenue, et envoyez un décompte écrit poste par poste avec l’abattement de vétusté appliqué. Un décompte détaillé se conteste rarement ; un solde sec se conteste toujours.

Quatrième étape, si la créance dépasse le dépôt. Retenez le dépôt, réclamez le solde par lettre recommandée, puis saisissez la commission départementale de conciliation avant le tribunal. Sur les 1 065 € restants de Camille, la conciliation est gratuite et plus rapide que la procédure.

Et surveillez le calendrier. Toutes les actions dérivant d’un contrat de bail se prescrivent par trois ans à compter du jour où le titulaire du droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l’exercer⁸. Un bailleur qui attend quatre ans pour réclamer ses 1 065 € ne les obtiendra pas, et un locataire qui découvre trois ans plus tard qu’on lui devait une majoration de retard est logé à la même enseigne. Le même texte prévoit un délai plus court, d’un an, pour l’action en révision du loyer par le bailleur.

Reste une chose à dire, et elle ne sert pas notre intérêt commercial. Sur un dossier de cette taille, l'écart entre un bailleur bien organisé et un bailleur mal organisé est de 1 585 €, et il se joue entièrement sur un document rédigé quatre ans plus tôt. Aucune gestion locative, aucun accompagnement, aucun prestataire ne rattrape un état des lieux d’entrée bâclé — pas même le nôtre. Le seul moment où ce risque se traite, c’est le jour de la remise des clés à l’entrée.

Deux prolongements utiles si vous êtes bailleur. Ces retenues et ces pénalités font partie des frais qu’on oublie de compter dans un budget d’exploitation, et la vacance qui suit un litige pèse sur le cash-flow bien plus que le dépôt lui-même. Si vous arbitrez entre gérer seul et confier le bien à un gestionnaire ou à un agent immobilier, notre comparatif entre accompagnement et gestion en propre chiffre les deux options, et notre méthode de stress test intègre ces incidents dans les hypothèses basses. Enfin, un logement rénové avec des matériaux durables se rend mieux : c’est l’un des points de notre comparatif entre un bien à rénover et un bien déjà rénové.