Changement de syndic : les trois échéances de la passation et les pénalités qui courent ensuite

La réponse en trente secondes. La passation a trois échéances, pas une. Quinze jours pour la trésorerie et les références bancaires, un mois pour les archives, deux mois de plus pour l’état des comptes².

Les pénalités ne se réclament pas, elles se retranchent. Passé un mois, elles « sont imputées sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic »³, à raison de 15 € par jour de retard⁵.

Et un mandat peut s’éteindre sans vote. Faute de compte séparé, la méconnaissance de cette obligation « emporte la nullité de plein droit de son mandat à l’expiration du délai de trois mois suivant sa désignation »¹.

La copropriété est le sujet le plus traité de ce site : 75 de nos guides l’évoquent, 64 nomment le syndic. L’un d’eux explique comment on le choisit, ce que son forfait couvre et ce qu’il coûte. Aucun ne disait ce qui se passe quand il ne fait pas ce que la loi lui impose.

Le fil rouge de ce guide. Nous suivrons Solveig, 52 ans, kinésithérapeute à Épinal, propriétaire de 3 lots dans une copropriété qui en compte 25. Le 12 mars 2026, l’assemblée générale change de syndic. Le conseil syndical réclame les pièces le 20 mars ; elles arrivent le 19 juillet. La rémunération forfaitaire annuelle du syndic est de 270 € par lot. Exemple construit à partir des textes cités dans ce guide — ce n’est pas un dossier client.

Que doit l’ancien syndic, et quand ?

Trois choses, à trois dates. Un compte rendu qui résume la passation en une ligne — « un mois » — se trompe sur deux des trois obligations.

L’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 sépare les obligations. D’abord l’urgent : « En cas de changement de syndic, l’ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic, dans le délai de quinze jours à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, les références des comptes bancaires du syndicat et les coordonnées de la banque »².

15 jours. Pas un mois. Ce délai court a été détaché du reste par la loi du 9 avril 2024, et il porte sur ce qui permet de ne pas laisser la copropriété sans caisse : savoir où est l’argent et combien il y en a.

Ensuite le volume : « Il remet, dans le délai d’un mois à compter de la même date, l’ensemble des documents et archives du syndicat ainsi que, le cas échéant, l’ensemble des documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou aux lots gérés mentionnés à l’avant-dernier alinéa du I de l’article 18, dans un format téléchargeable et imprimable »².

Une exigence de ce passage mérite qu’on s’y arrête : « téléchargeable et imprimable ». Un accès à une plateforme en ligne dont on ne peut rien extraire ne satisfait pas le texte.

Le même alinéa prévoit le cas des archives externalisées : si le syndicat « a fait le choix de confier tout ou partie de ses archives à un prestataire spécialisé », l’ancien syndic est tenu, dans ce même délai, « d’informer le prestataire de ce changement en communiquant les coordonnées du nouveau syndic »². L’obligation ne s’éteint donc pas parce que les cartons sont ailleurs.

Enfin les comptes : « Dans le délai de deux mois suivant l’expiration du délai mentionné ci-dessus, l’ancien syndic est tenu de fournir au nouveau syndic l’état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat, après apurement et clôture »².

Quinze jours, un mois, trois mois

Rapportées à la date de l’assemblée de Solveig, les trois obligations se rangent ainsi.

Ce que l’ancien syndic doit, et pour quand

Trois échéances, trois objets, et une progression qui se lit d’elle-même : ce qui permet de payer les factures vient en premier, ce qui permet de comprendre l’exercice vient en dernier. Un nouveau syndic qui reçoit tout le 12 juin n’a pas reçu tardivement une seule chose ; il a manqué trois obligations, dont la première de près de trois mois — et cette distinction compte, parce que chacune se constate séparément et se met en demeure séparément.

L’écart se mesure. Entre le 27 mars et le 12 juin, il s’écoule 77 jours : c’est le retard de la première obligation si tout arrive à la dernière échéance. Entre le 12 avril et le 12 juin, 61 jours pour la deuxième. Une copropriété de 25 lots qui a payé 6 750 € de forfait annuel a donc financé, pendant plus de 2 mois, une gestion qu’elle ne pouvait pas contrôler.

Que faire quand rien n’arrive ?

Une mise en demeure, puis un référé. Le texte le dit dans cet ordre et n’en prévoit pas d’autre.

« Après mise en demeure restée infructueuse, le syndic nouvellement désigné ou le président du conseil syndical pourra demander au président du tribunal judiciaire statuant en référé, d’ordonner sous astreinte la remise des pièces, informations et documents dématérialisés mentionnés aux deux premiers alinéas ainsi que le versement des intérêts provisionnels dus à compter de la mise en demeure, sans préjudice de toute provision à valoir sur dommages et intérêts »².

Quatre choses se lisent dans cette phrase, et trois surprennent.

La première : deux personnes peuvent agir, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical. Le conseil n’a donc pas à attendre que le syndic entrant se décide.

La deuxième : l’astreinte porte sur la remise des pièces. Ce n’est pas une indemnité, c’est une somme par jour destinée à rendre la rétention plus coûteuse que la remise. Nous ne la chiffrons pas : le texte l’autorise, le juge la fixe.

La troisième : les intérêts provisionnels courent « à compter de la mise en demeure ». La date de la mise en demeure n’est donc pas une formalité, c’est un point de départ financier — ce qui plaide pour l’envoyer tôt, par un moyen qui lui donne date certaine, et pour ne pas l’écrire en termes vagues.

La quatrième : tout cela s’entend « sans préjudice de toute provision à valoir sur dommages et intérêts ». L’astreinte et les intérêts ne ferment pas la porte à une indemnisation du préjudice réellement subi.

Quinze euros par jour, retranchés du forfait

Un second mécanisme existe, indépendant du premier, et il n’a pas besoin d’un juge pour produire son effet.

L’article 21 organise l’accès du conseil syndical aux pièces : « Le conseil syndical peut prendre connaissance, et copie, à sa demande, et après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d’une manière générale, à l’administration de la copropriété »³.

Puis vient la sanction : « En cas d’absence de transmission de ces pièces, au-delà d’un délai d’un mois à compter de la demande du conseil syndical, des pénalités par jour de retard, dont le montant est fixé par décret, sont imputées sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic »³.

Le verbe est « imputées ». Pas « dues », pas « réclamées ». La phrase suivante le confirme : « Ces pénalités sont déduites de la rémunération du syndic lors de l’établissement des comptes définitifs à clôturer et à soumettre à l’assemblée générale pour approbation »³.

Autrement dit, elles se retranchent d’une somme que la copropriété doit déjà. Il n’y a rien à recouvrer auprès de quelqu’un qui ne paie pas : il y a moins à lui verser. C’est la différence entre une créance et une déduction, et elle change tout dans un dossier où l’adversaire ne répond plus.

Le montant, lui, ne figure pas dans la loi. Il est fixé par le décret n° 2020-1229 du 7 octobre 2020, dont l’article 2 dispose que « le montant de la pénalité mentionnée au septième alinéa de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée est fixé à 15 euros par jour de retard »⁵.

Ce décret a abrogé celui qui fixait le montant depuis 2019. Nous avons vérifié le 27 août 2026 qu’il est toujours en vigueur et que ses articles 1 et 2 n’ont pas été modifiés depuis leur entrée en vigueur, le 10 octobre 2020.

Et si les comptes sont approuvés sans que la déduction ait été faite ? Le texte prévoit la suite : « À défaut, le président du conseil syndical peut demander au président du tribunal judiciaire, statuant selon la procédure accélérée au fond, la condamnation du syndic au paiement de ces pénalités au profit du syndicat des copropriétaires »³.

Un copropriétaire seul peut-il déclencher la même pénalité ?

Oui, sur un autre document, et par le même mécanisme.

L’article 8-2 pose l’obligation : « Le syndic établit une fiche synthétique de la copropriété regroupant les données financières et techniques essentielles relatives à la copropriété et à son bâti, dont le contenu est défini par décret. Le syndic met à jour la fiche synthétique de la copropriété chaque année. Le syndic met cette fiche à disposition des copropriétaires »⁴.

Et il sanctionne le retard exactement comme l’article 21 : « En l’absence de mise à disposition d’un copropriétaire de la fiche synthétique au-delà d’un délai d’un mois à compter de la demande, des pénalités par jour de retard, dont le montant est fixé par décret, sont imputées sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic »⁴.

Le même décret fixe ce montant, à son article 1⁵, et à la même hauteur.

La différence tient au demandeur. L’article 21 suppose une demande du conseil syndical, organe collectif. L’article 8-2 se contente d’un copropriétaire, seul, fût-il propriétaire d’un unique lot. Solveig n’a besoin de convaincre personne pour faire courir ce second compteur.

Ces deux pénalités se cumulent-elles lorsque la même carence les déclenche ? Les textes sont distincts, les demandeurs aussi, et le décret fixe le même montant pour chacune. Nous posons la question sans y répondre : nous ne l’avons pas vérifiée.

L’article 8-2 pose enfin une limite d’application que le lecteur doit connaître : ses dispositions « ne sont pas applicables aux syndics administrant des immeubles à destination totale autre que d’habitation »⁴.

Combien pèsent 90 jours de retard ?

Le calcul est simple, et sa lecture l’est moins. 90 jours, 15 € par jour, 1 350 € : trois nombres et une multiplication.

Le conseil syndical de Solveig a demandé les pièces le 20 mars. Le délai d’un mois expire le 20 avril. Les pièces arrivent le 19 juillet, soit 90 jours plus tard. À 15 € par jour, la pénalité atteint 1 350 €.

Ce que 90 jours de retard produisent

Les deux dernières lignes sont celles qui comptent, et elles disent l’inverse l’une de l’autre. Rapportés au syndic, 1 350 € font 20 % de ses 6 750 € de rémunération annuelle : c’est ce que 90 jours de retard représentent pour lui, sur ce forfait-là. Rapportés à un copropriétaire, ils font 54 € par lot : la pénalité vient en déduction de ce que le syndicat doit au syndic, et chacun en profite à hauteur de ses lots — 162 € pour Solveig qui en détient trois.

Personne ne s’enrichit ici. La pénalité n’est pas une réparation, c’est une pression, et un guide qui la présenterait comme un gain mentirait sur son ordre de grandeur. Ce qu’elle achète, c’est du temps : elle rend la rétention plus coûteuse que la remise, jour après jour, sans qu’il faille saisir qui que ce soit tant que les comptes n’ont pas été approuvés.

Le mandat qui s’éteint tout seul

Reste une sanction d’une autre nature, qui ne vise pas le retard mais l’organisation même de la gestion.

L’article 18 charge le syndic « d’ouvrir, dans l’établissement bancaire qu’il choisit, un compte séparé au nom du syndicat, sur lequel sont versées sans délai toutes les sommes ou valeurs reçues au nom ou pour le compte du syndicat »¹. Le même alinéa ajoute que ce compte « ne peut faire l’objet ni d’une convention de fusion, ni d’une compensation avec tout autre compte » et que « les éventuels intérêts produits par ce compte sont définitivement acquis au syndicat ».

Puis vient la sanction : « La méconnaissance par le syndic de ces obligations emporte la nullité de plein droit de son mandat à l’expiration du délai de trois mois suivant sa désignation. Toutefois, les actes qu’il a passés avec des tiers de bonne foi demeurent valables »¹.

« De plein droit » signifie sans vote, sans jugement, sans démarche. À 3 mois exactement, et pas un jour de plus. Le mandat cesse d’exister à une date, et la seconde phrase est là pour éviter que la copropriété ne se retrouve avec des contrats caducs : le fournisseur de bonne foi garde son contrat.

Nous ne reprenons pas ici les conditions dans lesquelles une assemblée peut dispenser un syndic d’ouvrir ce compte, ni les seuils qui commandent cette dispense : notre guide sur le syndic les traite. Ce qui appartient à celui-ci, c’est la sanction, et son calendrier.

Une coïncidence de dates mérite d’être relevée. Chez Solveig, l’échéance de l’état des comptes de l’ancien syndic — trois mois après la cessation — et l’échéance du compte séparé du nouveau — trois mois après la désignation — tombent le même jour, le 12 juin. Deux délais de trois mois, deux textes différents, deux personnes différentes.

Quatre dossiers qui dérapent, et ce que chacun coûte

Aucun de ces quatre cas ne suppose un syndic malhonnête. Ce sont des passations mal outillées.

Le délai unique retenu au lieu de trois. Le procès-verbal note « un mois pour la passation », et personne ne réclame la trésorerie au bout de quinze jours. La copropriété travaille à l’aveugle sur ses comptes pendant deux semaines de plus, et la première mise en demeure part avec un mois de retard — un mois qui, à 15 € par jour, ne sera jamais rattrapé.

La demande faite sans date. Le conseil syndical relance par téléphone, puis par courriel sans accusé. Le délai d’un mois de l’article 21 court « à compter de la demande » : sans date opposable, il n’y a pas de point de départ, et les 1 350 € de pénalités deviennent indéfendables devant l’assemblée.

Les pénalités oubliées à l’arrêté des comptes. Elles sont acquises, mais elles doivent être déduites au moment de l’établissement des comptes définitifs. Personne n’y pense, l’assemblée approuve, et il faut désormais un juge pour obtenir ce qui se retranchait d’un trait de plume. Sur ce dossier, 6 750 € de forfait ont été payés en entier.

L’accès en ligne pris pour une remise. L’ancien syndic ouvre un accès à sa plateforme et considère avoir rempli son obligation. Le texte exige un format « téléchargeable et imprimable ». Un accès révocable ne l’est pas, et la copropriété découvre le problème le jour où l’accès est coupé : les 162 € qui reviennent indirectement à ses trois lots ne compenseront pas des archives perdues.

Le point commun des quatre est une trace manquante : une date, un accusé, une écriture comptable, un fichier. Trois d’entre eux se préviennent le jour de l’assemblée ; le quatrième se joue à l’arrêté des comptes.

Six gestes le jour du changement de syndic

Aucun ne suppose un contentieux, et c’est le but : les textes offrent assez d’automatismes pour que le référé reste l’exception. Ce qu’ils demandent en revanche, c’est de la rigueur de dates.

1. Noter les trois échéances au procès-verbal. 15 jours, 1 mois, 2 mois de plus. Chez Solveig, cela donne le 27 mars, le 12 avril et le 12 juin. Un tableau dans le compte rendu vaut mieux qu’une ligne dans un paragraphe.
2. Faire partir la demande du conseil syndical avec date certaine. C’est elle qui déclenche le délai d’un mois de l’article 21. Une lettre recommandée ou un acte de commissaire de justice fixe ce point de départ sans discussion.
3. Demander séparément la fiche synthétique, en son nom propre. L’article 8-2 n’exige pas de passer par le conseil syndical. Un copropriétaire seul suffit, et le compteur est le même.
4. Mettre en demeure tôt, et écrire ce qu’on réclame. Les intérêts provisionnels courent à compter de la mise en demeure. Une mise en demeure vague sur son objet est une mise en demeure qui se discute.
5. Inscrire la déduction à l’arrêté des comptes. Les pénalités s’imputent sur la rémunération : c’est une écriture, pas une réclamation. L’expert-comptable ou le gestionnaire qui prépare les comptes doit la porter avant l’assemblée.
6. Vérifier le compte séparé dans les 3 mois de la désignation. Un relevé au nom du syndicat suffit à le constater. Passé ce délai, la question n’est plus celle d’un manquement mais celle de l’existence du mandat.

Une dernière remarque sur ce que ce guide dit du métier. Un bailleur en copropriété subit les décisions d’un collectif dont il ne détient qu’une fraction : c’est l’angle de nos guides sur l’assemblée générale, sur le plan pluriannuel de travaux ou sur l’impayé du voisin. Celui-ci décrit la situation inverse : un cas où un copropriétaire seul, sans majorité et sans mandat, peut faire courir un compteur contre un professionnel. Cela vaut d’être su, y compris dans les copropriétés déjà fragiles, où la passation est justement le moment où tout se perd.