Dossier de location : la liste est limitative, et sur-sélectionner coûte plus cher qu’assurer

La réponse en trente secondes. La liste des pièces est limitative. Le décret du 5 novembre 2015 fixe quatre catégories — identité, domicile, activité professionnelle, ressources — et rien d’autre ne peut être exigé¹. Réclamer un relevé de compte complet ou un extrait de casier judiciaire expose à une amende administrative de 3 000 €, portée à 15 000 € pour une personne morale.

La règle des trois fois le loyer n’existe dans aucun texte. C’est un usage, repris par les assureurs. Elle correspond à un taux d’effort de 33,3 % pour le locataire. Un candidat à 2,5 fois supporte 40 % d’effort : c’est plus tendu, ce n’est pas de l’insolvabilité.

L’assurance coûte moins que la sélection. Une garantie loyers impayés revient à 27 € par mois au micro-foncier, 14 € seulement si vous relevez du régime réel où elle est déductible. Un impayé mené à son terme coûte 14 040 €, soit quarante-trois ans de prime. Et chaque mois de vacance gagné en refusant un bon dossier en coûte 2,4.

Ce guide fait trois choses que les pages sur ce sujet ne font pas. Il part de ce que la loi autorise à demander, plutôt que d’une liste de conseils. Il chiffre le coût de la sur-sélection, qui est le vrai piège du bailleur prudent. Et il rappelle les critères de discrimination, parce qu’un refus mal motivé expose à bien pire qu’une vacance.

Le fil rouge de ce guide. Nous suivrons Nadia, cas construit à partir des textes en vigueur et non d’un dossier réel. Elle loue un deux-pièces 720 € hors charges, 780 € charges comprises, se situe dans la tranche d’imposition à 30 % et relève du micro-foncier, ses 9 360 € de loyers annuels restant sous le seuil de 15 000 €. Tous les montants se recalculent sur le vôtre.

Quelles pièces avez-vous le droit d’exiger ?

Quatre catégories. Pas une de plus.

Le décret du 5 novembre 2015 énumère les pièces qu’un bailleur peut réclamer à un candidat et à sa caution : une pièce d’identité, un justificatif de domicile, un justificatif d’activité professionnelle et des justificatifs de ressources¹. Les annexes sont limitatives, ce qui signifie qu’elles ne donnent pas des exemples mais la totalité de ce qui est exigible².

Tout le reste est interdit. Un relevé de compte bancaire, un extrait de casier judiciaire, une attestation d’absence de crédit, un dossier médical : rien de tout cela ne peut être demandé⁵, même avec l’accord apparent du candidat, parce que l’interdiction protège une personne en position de faiblesse et ne se négocie donc pas contractuellement.

La sanction est administrative et se prononce par le préfet : 3 000 € pour un bailleur personne physique, 15 000 € pour une personne morale. Elle doit être proportionnée aux faits et ne peut intervenir plus d’un an après leur constatation. Un agent immobilier ou un gestionnaire qui commet l’erreur pour votre compte vous expose au même titre.

La règle des trois fois le loyer est-elle légale ?

Elle n’est écrite nulle part. Aucun texte n’impose un rapport minimal entre les revenus d’un candidat et le loyer, et un bailleur reste libre de retenir qui il veut, sous réserve de ne pas discriminer. L’usage s’est imposé par la pratique des assureurs, qui conditionnent leur garantie à ce ratio.

Ce que le ratio impose vraiment au locataire

Trente-trois pour cent d’effort, c’est un peu en deçà du plafond imposé à un emprunteur : le Haut Conseil de stabilité financière limite le taux d’effort d’un crédit immobilier à 35 %, tous emprunts en cours compris. Le ratio de trois fois le loyer est donc légèrement plus sévère qu’une banque, sans être absurde pour autant. Il devient discutable quand on l’applique mécaniquement à un dossier qui présente d’autres garanties : un garant solide, une épargne constituée, une ancienneté professionnelle longue, ou une garantie Visale qui couvre justement les profils que ce ratio écarte.

Ce que le ratio ne voit pas

Le ratio mesure un instantané. Il ne dit rien de la stabilité de la ressource, qui est pourtant ce qui détermine si le loyer rentrera au douzième mois comme au premier. Un candidat en contrat à durée indéterminée depuis six ans à 2 340 € présente un risque sensiblement différent de celui d’un intérimaire déclarant exactement le même revenu, et le ratio les traite pourtant à l’identique.

Un second indicateur corrige ce défaut : le reste à vivre.

Il consiste à retrancher le loyer charges comprises des ressources, puis à rapporter le solde au nombre de personnes du foyer. Sur les 2 340 € du seuil, un candidat seul conserve 1 560 € une fois les 780 € payés, ce qui est confortable ; le même revenu pour un couple avec deux enfants laisse cette somme à répartir entre quatre personnes, ce qui l’est nettement moins. Le ratio de trois fois le loyer ne fait aucune différence entre ces deux situations, alors que le risque d’impayé n’a rien de comparable.

Retenir les deux indicateurs plutôt qu’un seul ne complique pas la sélection : cela l’affine, et cela fournit un motif objectif de plus à consigner le jour où un refus doit se justifier.

Combien coûte un locataire qu’on n’a pas pris ?

Sept cent quatre-vingts euros. Par mois.

C’est le raisonnement que les bailleurs prudents oublient de faire. Refuser un dossier solvable mais imparfait ne supprime pas un risque : cela le remplace par un autre, immédiat et certain, qui est la vacance. Et la vacance se paie en loyer entier, charges comprises, dès le premier mois.

Ce que la prudence coûte, comparée à ce qu’elle évite

La lecture de ce tableau se fait dans les deux sens. À gauche, l’impayé coûte évidemment beaucoup plus cher qu’une vacance : il justifie de sélectionner. À droite, la prime d’assurance est si faible devant les deux qu’elle rend l’arbitrage caduc : mieux vaut assurer et louer vite que sélectionner longtemps sans assurer. C’est cette seconde lecture qui manque à la plupart des propriétaires, et notre stress-test locatif montre pourquoi la vacance pèse davantage qu’on ne le croit sur l'équilibre d’une opération.

Ce que coûte réellement une garantie loyers impayés

Une garantie loyers impayés se facture couramment autour de 3,5 % du loyer charges comprises. Sur le dossier de Nadia, cela représente 328 € par an, soit 27 € par mois.

Ce montant est celui que Nadia paie réellement, parce qu’au micro-foncier l’abattement forfaitaire de 30 % tient lieu de toutes les charges : aucune prime ne s’y déduit. C’est le point que la plupart des comparatifs escamotent en annonçant un coût « net » qui suppose, sans le dire, un régime que le bailleur n’a pas.

Au régime réel, la prime devient déductible, et l'économie ne se limite pas à l’impôt sur le revenu : elle porte aussi sur les prélèvements sociaux à 17,2 %. Dans la tranche à 30 %, un euro déduit en fait gagner 47,2 centimes, si bien que les 328 € reviennent à 173 € par an, soit 14 € par mois. L'écart entre 27 € et 14 € ne tient donc pas à l’assureur mais au régime d’imposition, et notre guide sur le choix du régime montre à partir de quel niveau de charges le réel devient gagnant.

Une contrainte s’attache toutefois à cette garantie, et elle ramène au sujet : l’assureur impose ses propres critères d'éligibilité du locataire, généralement le ratio de trois fois le loyer. Souscrire une garantie revient donc souvent à déléguer la sélection, ce qui n’est pas neutre. La garantie Visale, gratuite et portée par Action Logement, obéit à d’autres critères et couvre des profils que les assureurs privés écartent⁶ — nous l’avons détaillée dans notre guide sur les garanties locatives, où figure aussi l’interdiction de cumuler un garant et une assurance.

Dix-huit mois : d’où vient ce chiffre

Six semaines. C’est le premier délai de la procédure, et c’est de loin le plus court.

Le commandement de payer est délivré par un commissaire de justice et ouvre au locataire six semaines pour régler sa dette. Ce délai était de deux mois avant 2023 : la loi du 27 juillet 2023 l’a raccourci pour les baux signés à partir du 29 juillet 2023, et l’article 24 de la loi de 1989 dispose désormais que la clause résolutoire du bail « ne produit effet que six semaines après un commandement de payer demeuré infructueux »⁷.

La clause joue. Le logement reste occupé.

C’est ici que les bailleurs se trompent d'échelle de temps. Si la dette de Nadia ne dépasse pas 5 000 €, une tentative de conciliation devient obligatoire avant toute saisine du juge⁸ : le conciliateur intervient gratuitement, ce qui soulage le budget mais allonge le calendrier, puisqu’il faut solliciter un rendez-vous, s’y rendre, et faire constater l'échec avant d’espérer aller plus loin. Vient ensuite l’assignation, puis l’audience, dont la date ne dépend ni du bailleur ni de son conseil mais de l’encombrement du tribunal.

Le jugement rendu, il faut encore le faire signifier.

Le locataire dispose alors de deux mois pour quitter les lieux, délai que le juge peut réduire s’il constate une mauvaise volonté manifeste, mais auquel le juge de l’exécution peut tout aussi bien ajouter un délai de grâce compris entre un mois et un an selon la situation de l’occupant. Si l'échéance tombe entre le 1^er novembre et le 31 mars, la trêve hivernale suspend l’expulsion jusqu’au printemps suivant. Et le concours de la force publique, sans lequel aucune serrure ne s’ouvre, relève d’une décision du préfet qui peut la refuser.

Les étapes, et ce que chacune ajoute au calendrier

Une seule certitude traverse ce tableau : aucun de ces délais ne se négocie avec le locataire. Dix-huit mois n’est donc pas une hypothèse pessimiste mais un ordre de grandeur médian, qu’une trêve hivernale mal placée ou un refus de concours de la force publique suffit à faire dériver bien au-delà. Pendant toute cette durée, le loyer ne rentre pas, les appels de charges de copropriété continuent d’arriver et la taxe foncière tombe à son échéance habituelle.

Voilà la seule justification sérieuse d’une garantie à vingt-sept euros par mois.

Sur quels motifs ne pouvez-vous jamais refuser ?

La liste est longue, et elle est pénale.

Nul ne peut se voir refuser la location d’un logement pour un motif discriminatoire au sens de l’article 225-1 du code pénal³. Les critères couvrent notamment l’origine, le sexe, la situation de famille, la grossesse, l’apparence physique, la vulnérabilité résultant de la situation économique, le patronyme, le lieu de résidence, l'état de santé, le handicap, les mœurs, l’orientation sexuelle, l'âge, les opinions politiques, les activités syndicales, l’appartenance à une ethnie, une nation ou une religion.

La sanction atteint trois ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende pour une personne physique, 225 000 € pour une personne morale⁴. Un point de procédure mérite d'être connu : la charge de la preuve est aménagée. Le candidat présente des éléments laissant supposer une discrimination, et c’est alors au bailleur de démontrer que sa décision reposait sur des motifs étrangers à ces critères.

Un exemple rend la règle tangible. Trois candidats se présentent pour le deux-pièces de Nadia et franchissent tous le seuil de 2 340 €. Retenir celui qui présente l’ancienneté professionnelle la plus longue est un motif objectif, qui s'écrit en une ligne et se défend sans difficulté le jour où on le conteste. Retenir celui qui « inspire davantage confiance » est un motif subjectif : parfaitement légal en soi, mais indéfendable si l’un des deux autres soutient ensuite avoir été écarté pour son patronyme, son lieu de résidence ou son apparence.

Ce que cela change en pratique. Conservez une trace écrite du motif de chaque refus, et un motif objectif : ressources insuffisantes au regard du ratio retenu, dossier incomplet, candidat mieux-disant retenu. Un refus non motivé n’est pas illégal en soi, mais il vous prive de toute défense le jour où l’on vous demande de justifier votre choix.

Ce qui coûte cher aux bailleurs

Quatre erreurs reviennent, et chacune se chiffre. Ensemble, elles expliquent l’essentiel des litiges qui finissent devant un juge ou devant le préfet.

La pièce demandée en trop, 3 000 €. Le relevé de compte réclamé « pour vérifier » est l’erreur la plus fréquente, et elle est sanctionnée indépendamment de toute intention de nuire. Le montant grimpe à 15 000 € si le bailleur est une société civile, ce qui concerne un nombre croissant de détentions.

Le refus mal motivé, 45 000 €. Un candidat écarté qui présente des éléments laissant supposer une discrimination renverse la charge de la preuve. Sans trace écrite d’un motif objectif, le bailleur se défend mal, et la sanction pénale n’a aucun rapport d'échelle avec le loyer en jeu.

La sur-sélection prolongée, 2 340 €. Trois mois passés à chercher le dossier parfait coûtent trois mois de loyer charges comprises. Cette somme n’apparaît nulle part dans un tableau de rendement, et pourtant elle est sortie de la poche du bailleur aussi sûrement qu’un impayé.

L’absence de garantie, 14 040 €. Un impayé mené à son terme représente dix-huit mois de loyer, hypothèse retenue ici et qui varie considérablement selon les juridictions. Ni le syndic, ni le gestionnaire, ni personne d’autre ne portera cette perte à votre place.

Ce qu’il faut faire, et dans quel ordre

Fixez vos critères avant de recevoir. Pas après.

1. Arrêtez votre ratio de revenus et écrivez-le, en sachant qu’aucun texte ne l’impose et que votre assureur aura peut-être le sien.
2. Établissez la liste des pièces à partir du décret, et ne demandez rien au-delà.
3. Choisissez votre garantie avant de diffuser l’annonce : assurance, Visale ou garant, sachant que les deux premières ne se cumulent pas avec un cautionnement.
4. Motivez chaque refus par écrit, sur un critère objectif, et conservez-en la trace.
5. Comparez le coût d’un mois de vacance à celui de la garantie avant d'écarter un dossier imparfait.
6. Vérifiez les pièces reçues plutôt que d’en réclamer davantage : un bulletin de salaire falsifié se repère en appelant l’employeur, ce que la loi n’interdit pas.

Un dernier point, qui résume l’esprit de la démarche. La sélection d’un locataire n’est pas un exercice de méfiance mais un arbitrage entre deux coûts, celui du risque d’impayé et celui du temps perdu à le fuir, et cet arbitrage se déplace radicalement dès lors qu’une garantie couvre le premier pour vingt-sept euros par mois. Le bailleur qui l’a compris loue plus vite, refuse moins, et se protège mieux que celui qui empile les justificatifs.

Vingt-sept euros. Contre quatorze mille.

Ce raisonnement se prolonge dans le reste de votre gestion. La vacance que vous évitez alimente le cash-flow de l’année, elle figure parmi les postes que les simulateurs oublient, et elle pèse sur votre rendement net. Quant à la sortie du locataire, elle obéit à ses propres règles, détaillées dans notre guide sur l'état des lieux et le dépôt de garantie.